導入事例・インタビュー記事のご紹介

ミス「ゼロ」の実現と業務効率を大幅に改善

働き方改革やリモートワークの中で、生産効率を上げるために業務の自動化は必須となっています。その中で、作業の質を落とさずに比較的低コストで導入できるRPAが注目されています。
しかしよくわからない、難しそう、使いこなせるのか…という意見が多いのが現状です。

そこでWinActorを新規に導入して、ミスゼロの実現と業務効率を大幅に改善された株式会社建設環境研究所 営業本部の天野様に導入から現在までの経緯と、これから導入を考えている企業様へアドバイスを伺いました。

株式会社 建設環境研究所
営業本部 営業部 天野 峻平様

RPAを使ってみようと思ったきっかけと、WinActorを選んだ理由をお教えください。

導入のきっかけは、会社としてRPA導入を進めていくという一言からでした。
導入するにあたっての準備としては、まず数社あるRPAの中から選定を行いました。

その中でもWinActorはGUIが完備されていて、プログラミングせず簡単に自動化が可能であること、日本語完全対応、Internet Explorer、マイクロソフト製品、あらゆるアプリケーションで対応可能であることからWinActorのトライアルを決めました。

導入前準備で行ったことをお教えください。

とにかく無償トライアル期間1か月でWinActorを習得して、購入したら即稼働できる状態を目標にしました。

個人的に導入の責任はありませんが、費用をかけて効果なしとはしたくなかったのでこの期間だけは通常業務をなしにしてWinActorに専念させてもらいました。

学生時代にC言語やJava、ExcelVBAなどのプログラミング経験もあったので、RPA自体に抵抗はなく、WinActorもシナリオやサンプルなどを見れば、大体どこでどういう作業をやっているかくらいははじめから理解できました。

購入前の目標として、1W目で操作習得、2~3W目でシナリオ作成、トライアル最終週には3~4本のシナリオ完成としましたが、購入時には目標を超える5本のシナリオが、そのまますぐ引き継いで動かせる状態でした。

検討、導入から運用までの流れをお教えください。

稼働の空いている時間を、どんどん埋めていけるように自部署の業務ヒアリング(業務抽出)を始めて簡単に作って動かせるシナリオから作成し、シナリオの数を増やしていきました。

時間のかかるシナリオだと稼働本数が増えないので、まずは稼働本数を増やすことを最優先にシナリオ作成を進めました。
優先順位を自分で決められたのも、大きかったと思います。

現在使用中の部署数とシナリオ数、実行頻度はいかがですか?

毎日稼働させるシナリオが20本以上、その他には月末のみなど突発的に行うものが数本あります。

すべてのシナリオを一括管理してタイムスケジュールを作成して実行していて、深夜の時間帯も稼働させています。(休日・祝日などは、独自の休日設定があるので、休日判定で休日は実行させないようにしてます)

シナリオ実行を一括管理しているので、実行時間以外の時間を新規シナリオ作成やメンテナンスを行う時間に充てています。

実際に導入した業務についての実例と、導入後の効果についてお教えください。

費用対効果も大事ですが、メリットはとにかくミスをしないことです。(エラーは起きるけれどミスはない。エラーは設計者の問題)
そして、24時間決まった時間に実行可能(人件費削減)、人より作業が早く正確なことなどがあります。

部署の役割として、日々のルーティン業務が多く時間がかかっていたのですが、RPAにより完全に手から離れたので、その業務をしていた人も、より責任の求められる業務や人が考えなければいけない業務に注力できるようになり、業務改善にも繋がりました。

導入2か月の時点で、570h稼働、約850,000円くらいの短縮と試算ができました。

具体的な金額を提示・成果発表を社内でプレゼンすることで、今は会社も納得して使用していて、今ではなければ困るほどの役割を担っています。

社内の推進体制についてはどのようにされていますか?

基本的に人間が判断する部分以外の、パソコン上の作業であれば基本的にはできると伝えていますが、WinActorを使って、こういうことが自動化できるという例を実際に見てもらって、理解してもらうようにしています。

実際に業務を理解していない人がシナリオを作成すると、使い勝手の悪いものになってしまうのでメールなどではなくFACEtoFACEで直接現場でヒアリングを行い、作業を実際に見せてもらってシナリオ作成するようにしています。

手順としては、「現在の業務を確認」➡「最短ルートの確認」➡「シナリオ作成」で行っています。

業務内容をきちんと把握したうえでシナリオ作成するので、 無駄な作業の削除や見直しなど業務改善も同時に行うことができました。社内体制は、現在一人で対応しているのでこれから育成していきたいと考えています。(変数など、拒否反応がなければ誰でもできると思います)

営業部は受注などフロー、サポート業務を行っていますが、会社のメイン業務は技術部で、現場で行っています。
技術部にもルーティン業務のような事務的な作業はあり、日報などいろいろ自動化できることはあると思うので、今は営業・総務部だけですが、ゆくゆくは会社全体に広げていきたいと考えています。

アルファテクノロジーを選んでよかった点をお教えください。

無償保守80時間(シナリオ作成・調整や、問い合わせなど)が込みだったので、即決しました。

導入の際、大きな金額は払って1年間何もできずに無駄にしてしまわないかなど不安もありましたが、各社と比較検討したときに無償のサポート時間がついていて、シナリオ作成や問い合わせなどに使えるため決めました。

サポートは1年使用してみて必要なければ外してもよいし、スキルアップなどに活用してもよいと思います。

これから導入される方へのアドバイスがございましたらお願いいたします。

ペーパーレスも進んでいて、会議資料の製本など人でないとできなかった業務もリモートワークでなくなったり、簡単なデータ集計くらいの業務は、RPAがあれば人に頼らなくても良くなると思います。

人間に指示して教えてやってもらっても退職や異動などで人が変わったら、また新しい人に教育…となると時間や手間もかかりますが、シナリオは一度作成したらずっと時間通りに正確に動いてくれる、且つ教育も不要でしかも派遣より安くできるので、とってかわるものになると思います。

下準備などはRPAにやってもらって、人間はより上の業務をするようにしていかないと業務効率もあがっていかないです。

とにかく簡単で便利で、人がやるより正確なものが、24時間稼働可能、サポート付きとあればWinActorは安いと思います。

導入するのであれば早い時期の方がよいと思うし、今なら無償トライアルなどもあるので敷居が低く、試してからどうだったかの判断してもよいので、重く難しくとらえずに実際に使ってみたらよいと思います。

株式会社 建設環境研究所

住所

東京都豊島区東池袋2‐23‐2

電話番号

03‐3988‐1818

URL

http://www.kensetsukankyo.co.jp/


東京ガス株式会社(東京瓦斯株式会社)様

winactor「電力・ガスの自由化」により、競合他社との競争が激しさを増す 「エネルギー業界」において、更なる競争力の向上を目指し、中期計画のひとつの施策である「ITを活用した業務効率の向上」を掲げる、「東京ガス」様において、「WinActor」の導入事例を伺った。

WinActorの選定理由

① 安価でスモールスタートが可能である
② シナリオ作成をすることにより業務の可視化が可能である
③ 日本語のGUIであること

WinActorの適用業務

① 高圧電力の新規申込内容を複数の社内システムへデータを投入
② 複数の社内システムから情報を取得し明細報告書を作成

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楽天カード株式会社様

winactorネットショッピングモールの楽天市場を中心に、様々な事業を行っている楽天グループ。その中で金融サービスの中核である楽天カード。金融サービス業界において、人手不足や働き方改革の中、業務自動化は必須の取り組みとなっている。RPAによる業務自動化において「WinActor」の導入事例を伺った。

WinActorの選定理由

① クイックに始められるRPAである
② クライアントPCで始められサーバー構築が不要であること。

WinActorの導入効果

約200種類におよぶ手作業から顧客データを扱わない12種類の作業を選び出し、WinActorで自動化を可能に。

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株式会社みずほ銀行様

winactor中期経営計画施策である「オペレーショナル・エクセレンス」(業務改善の推進)施策の一環として、2016年の夏頃から複数RPAの検証試験を実施し、最終的に「WinActor」が導入された。「職員の働き方改革」のツールとして導入された「WinActor」の導入事例を伺った。

WinActorの選定理由

① マニュアル・GUIがすべて日本語である
② 予め汎用的なシナリオ(ライブラリ)が準備されている
③ サポート体制が他社製品にくらべ充実している

WinActorの適用業務

「職員の身の回り業務」とし、例として、行内のシステムから情報を取得し定期的にダウンロードするといった業務に適用。

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三菱商事フィナンシャルサービス株式会社(MCFJ)様

winactor2017年度の経営目標である「既存業務の安定遂行」、「拡張分野への取り組む継続」を実現するツールとして「AI・RPA」に注目。システムによる自動化が困難な工程「ラストワンマイル」の自動化を目指し導入された「WinActor」の導入事例を伺った。

WinActorの選定理由

① すべてが日本語である
② 汎用的に使用できるシナリオ(ライブラリ)の多いこと

WinActorの適用業務

属人的な複雑なマクロ処理による自動化ではなく、WinActorという同一プラットフォーム上で複数業務を自動化。

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三井不動産レジデンシャルリース株式会社様

winactor同社はRPAを導入し、事務手続きの効率化を推進している。小さなRPA体験(成功体験)を積み重ねることが導入成功のポイントと語る同社に「WinActor」の導入事例を伺った。

WinActorの選定理由

① 手軽に始められる
② すべて日本語であること
(実際に、WinActorのチュートリアルを読んだ時点である程度使えるようになった)

WinActorの適用業務

① テナントの新規契約情報を社内基幹システムに入力しテナント契約書を作成
② ファンド物件のオーナー様向けの報告様式で報告書を作成
など、現時点で8つの業務にWinActorを適用。

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ナカシャクリエイテブ株式会社様

winactor残業時間ゼロを目指すためにRPAの導入を検討。作業進行時に異常があれば対応できる「自動化」ができるRPAとして選定された「WinActor」の導入事例を伺った。

WinActorの選定理由

① 機械の動きに異常があった時に作業を停止できる
② 人が監視していなくても自ら不測の事態に対応できること

WinActorの適用業務

全社導入前のパイロットケースとして「工事関連情報を専用システムへ登録 」の作業を選定。
複数のエクセルシートを参照しながら、約60項目の情報を専用システムへ入力し、またJPEGやPDFといった複数の画像データを添付、といった手作業にWinActorを適用。

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