導入事例・インタビュー記事のご紹介

転記ミスゼロ、手戻り率0%を実現

 WinActorの特約店でもあるアルファテクノロジー株式会社では、お客様へRPA導入を提案するだけではなく、自社内でもWinActorを活用し、作業効率の大幅改善を実現しております。

そこで今回は、WinActorを積極的に活用している本社営業部のスタッフに、どのように有効活用をしているのかをインタビューしました。

RPAを使ってみようと思ったきっかけと、WinActorを選んだ理由を教えてください。

RPA使用のきっかけは、働き方改革の広がりに伴い業務効率化(時間外業務削減、コスト削減)が命題となり、業務の自動化を念頭にRPA導入を選択しました。

中でもWinactorを選んだ理由は、日本語対応であること、高度なプログラミング知識が無くてもシナリオ作成/修正が可能であること、コストが7~8万円/月とコストパフォーマンスが良いことなどです。
(PC1台から始められる点も設備と言う意味では大きかったです)


導入から運用までの流れについて教えてください。

まず初めに効果を求め、複雑なシナリオに着手してしまいました。
その結果シナリオ作成・エラー修正に時間がかかってしまい、なかなか次のシナリオに着手することができませんでした。

そこで、他社の成功/失敗事例を開発元サイト導入事例(https://winactor.com/case/)などを参考に、一度シナリオを中断し、業務のレベル分けを行い、簡単な定型業務(中にはコピー&ペーストやデータのPDF化など)から再度始めました。

簡単なシナリオから作成することによって稼働本数を増やすことができ、シナリオを作成していく中で知識の習得もできたので
最初に手を付けたシナリオも、今では安定して稼働しています。

業務の洗い出しと同時に業務整理も行い、普段やっている業務のなかで必要のない作業の整理をすることもできました。
このように業務の棚卸をすることによって、誰が、いつ、何の業務をしているかも明確になり
自動化といったことだけでなく、部署全体の業務の把握などにも役に立っています。

不明な点は同開発元サイトのユーザーフォーラム(https://winactor.com/questions/)を利用しています。
たくさんの情報が集まっているので、シナリオ作成など困ったときはとても役に立っています。


現在使用中の部署数とシナリオ数、実行頻度はいかがですか?

現在、営業部では5本~10本のシナリオを稼働させています。頻度は月によっても異なりますが、社員の時間外集計を行い、36協定に沿ったアラームメールの送付や顧客ごとの契約書関係作成、交通費精算などにも利用しています。
業務時間外にも自動で処理してくれるのが魅力です。


実際に導入した業務についての実例と、導入後の効果について教えてください。

■ 派遣契約更新書類作成シナリオ(都度実行、主に月末)
派遣の契約更新時に行うシナリオのため、都度実行するシナリオです。

もともと人が手で行っていた作業で項目数も多く転記間違いなどもあり、入力後に他の人にチェックしてもらい間違いのたびに返却→修正を行っていたので、大幅な時間の短縮と作業軽減(手戻り率0%+作業効率UP)になりました。
今後はお客様のシステムと自社のシステムで連携して、さらに業務効率化を進めていく予定です。


■ 残業時間を集計するシナリオ(毎週末業務終了後に実行)
毎週金曜に勤怠システムより週の残業時間の集計を行い、残業時間が累計30時間以上(42時間以上)のメンバーに注意メール送信、管理担当者に対象メンバーの名前と勤務先、残業時間のリストをメール送信するシナリオです。

作業自体は集計してメールを送るだけの簡単な作業ですが、月末に近づくと対象人数も増え、月曜の業務開始前までに配信しようとすると勤務時間外の作業になってしいます。これをタスクスケジューラで自動実行することにより、作業軽減されました。


■ 交通費の精算を行うシナリオ(月初に実行)
会社指定の交通費精算のフォーマットに記入された経路から交通費を検索して、入力するシナリオです。

検索サイトから料金を検索し、貼り付けをするようにしているので、金額間違いや記入漏れなどもなくなくなりました。


社内の推進体制についてはどのようにされていますか?

現在は営業部の導入ですが、今後は総務部・経理部などに展開していく予定です。

シナリオの作成や保守は、開発室がメインで行っていきますが、今後社内展開していくにあたってまずは導入部署でメンテナンスが出来るメンバーを、社内で教育していきたいと考えています。(プログラミングなどの専門知識は不要でも、まったく触ったことのないメンバーは触ることに抵抗があると思います)

はじめは抵抗のあった担当者も、実際にシナリオを使用してもらうことでWinActorでどういうことが出来るのか理解することで担当者からも『この業務シナリオ作成できないか』との問い合わせもくるようになり、現場の意識も変わってきました。


これから導入される方へのアドバイスがありましたらお願いします。

定型の契約書類や売上集計資料作成等で発生するコピー&ペーストや、Windows上のアプリからの情報取込など日々行っている業務のなかで、無意識に作業して時間がかかって手戻りが発生している業務などはありませんか?

WinActorを使えば早く正確に作業することを、実感していただけると思います。シナリオ作成についても特約店(アルファテクノロジー㈱)と相談されることをお勧めします。

アルファテクノロジー株式会社

住所

東京都渋谷区道玄坂2-10-7

電話番号

03-5457-2077

URL

http://www.alphatc.co.jp/


東京ガス株式会社(東京瓦斯株式会社)様

winactor「電力・ガスの自由化」により、競合他社との競争が激しさを増す 「エネルギー業界」において、更なる競争力の向上を目指し、中期計画のひとつの施策である「ITを活用した業務効率の向上」を掲げる、「東京ガス」様において、「WinActor」の導入事例を伺った。

WinActorの選定理由

① 安価でスモールスタートが可能である
② シナリオ作成をすることにより業務の可視化が可能である
③ 日本語のGUIであること

WinActorの適用業務

① 高圧電力の新規申込内容を複数の社内システムへデータを投入
② 複数の社内システムから情報を取得し明細報告書を作成

導入事例記事詳細ページはこちら ※リンク先はNTTデータ公式サイトとなります。


楽天カード株式会社様

winactorネットショッピングモールの楽天市場を中心に、様々な事業を行っている楽天グループ。その中で金融サービスの中核である楽天カード。金融サービス業界において、人手不足や働き方改革の中、業務自動化は必須の取り組みとなっている。RPAによる業務自動化において「WinActor」の導入事例を伺った。

WinActorの選定理由

① クイックに始められるRPAである
② クライアントPCで始められサーバー構築が不要であること。

WinActorの導入効果

約200種類におよぶ手作業から顧客データを扱わない12種類の作業を選び出し、WinActorで自動化を可能に。

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株式会社みずほ銀行様

winactor中期経営計画施策である「オペレーショナル・エクセレンス」(業務改善の推進)施策の一環として、2016年の夏頃から複数RPAの検証試験を実施し、最終的に「WinActor」が導入された。「職員の働き方改革」のツールとして導入された「WinActor」の導入事例を伺った。

WinActorの選定理由

① マニュアル・GUIがすべて日本語である
② 予め汎用的なシナリオ(ライブラリ)が準備されている
③ サポート体制が他社製品にくらべ充実している

WinActorの適用業務

「職員の身の回り業務」とし、例として、行内のシステムから情報を取得し定期的にダウンロードするといった業務に適用。

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三菱商事フィナンシャルサービス株式会社(MCFJ)様

winactor2017年度の経営目標である「既存業務の安定遂行」、「拡張分野への取り組む継続」を実現するツールとして「AI・RPA」に注目。システムによる自動化が困難な工程「ラストワンマイル」の自動化を目指し導入された「WinActor」の導入事例を伺った。

WinActorの選定理由

① すべてが日本語である
② 汎用的に使用できるシナリオ(ライブラリ)の多いこと

WinActorの適用業務

属人的な複雑なマクロ処理による自動化ではなく、WinActorという同一プラットフォーム上で複数業務を自動化。

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三井不動産レジデンシャルリース株式会社様

winactor同社はRPAを導入し、事務手続きの効率化を推進している。小さなRPA体験(成功体験)を積み重ねることが導入成功のポイントと語る同社に「WinActor」の導入事例を伺った。

WinActorの選定理由

① 手軽に始められる
② すべて日本語であること
(実際に、WinActorのチュートリアルを読んだ時点である程度使えるようになった)

WinActorの適用業務

① テナントの新規契約情報を社内基幹システムに入力しテナント契約書を作成
② ファンド物件のオーナー様向けの報告様式で報告書を作成
など、現時点で8つの業務にWinActorを適用。

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ナカシャクリエイテブ株式会社様

winactor残業時間ゼロを目指すためにRPAの導入を検討。作業進行時に異常があれば対応できる「自動化」ができるRPAとして選定された「WinActor」の導入事例を伺った。

WinActorの選定理由

① 機械の動きに異常があった時に作業を停止できる
② 人が監視していなくても自ら不測の事態に対応できること

WinActorの適用業務

全社導入前のパイロットケースとして「工事関連情報を専用システムへ登録 」の作業を選定。
複数のエクセルシートを参照しながら、約60項目の情報を専用システムへ入力し、またJPEGやPDFといった複数の画像データを添付、といった手作業にWinActorを適用。

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