RPA使用のきっかけは、働き方改革の広がりに伴い業務効率化(時間外業務削減、コスト削減)が命題となり、業務の自動化を念頭にRPA導入を選択しました。

中でもWinactorを選んだ理由は、日本語対応であること、高度なプログラミング知識が無くてもシナリオ作成/修正が可能であること、コストが７～８万円/月とコストパフォーマンスが良いことなどです。
(PC1台から始められる点も設備と言う意味では大きかったです）

まず初めに効果を求め、複雑なシナリオに着手してしまいました。
その結果シナリオ作成・エラー修正に時間がかかってしまい、なかなか次のシナリオに着手することができませんでした。

そこで、他社の成功/失敗事例を開発元サイト導入事例（https://winactor.com/case/）などを参考に、一度シナリオを中断し、業務のレベル分けを行い、簡単な定型業務（中にはコピー＆ペーストやデータのPDF化など）から再度始めました。

簡単なシナリオから作成することによって稼働本数を増やすことができ、シナリオを作成していく中で知識の習得もできたので最初に手を付けたシナリオも、今では安定して稼働しています。

業務の洗い出しと同時に業務整理も行い、普段やっている業務のなかで必要のない作業の整理をすることもできました。
このように業務の棚卸をすることによって、誰が、いつ、何の業務をしているかも明確になり自動化といったことだけでなく、部署全体の業務の把握などにも役に立っています。

不明な点は同開発元サイトのユーザーフォーラム（https://winactor.com/questions/）を利用しています。
たくさんの情報が集まっているので、シナリオ作成など困ったときはとても役に立っています。

現在、営業部では5本～10本のシナリオを稼働させています。頻度は月によっても異なりますが、社員の時間外集計を行い、36協定に沿ったアラームメールの送付や顧客ごとの契約書関係作成、交通費精算などにも利用しています。
業務時間外にも自動で処理してくれるのが魅力です。

■ 派遣契約更新書類作成シナリオ(都度実行、主に月末)
派遣の契約更新時に行うシナリオのため、都度実行するシナリオです。

もともと人が手で行っていた作業で項目数も多く転記間違いなどもあり、入力後に他の人にチェックしてもらい間違いのたびに返却→修正を行っていたので、大幅な時間の短縮と作業軽減(手戻り率0％＋作業効率UP)になりました。
今後はお客様のシステムと自社のシステムで連携して、さらに業務効率化を進めていく予定です。

■ 残業時間を集計するシナリオ(毎週末業務終了後に実行）
毎週金曜に勤怠システムより週の残業時間の集計を行い、残業時間が累計30時間以上（42時間以上）のメンバーに注意メール送信、管理担当者に対象メンバーの名前と勤務先、残業時間のリストをメール送信するシナリオです。

作業自体は集計してメールを送るだけの簡単な作業ですが、月末に近づくと対象人数も増え、月曜の業務開始前までに配信しようとすると勤務時間外の作業になってしいます。これをタスクスケジューラで自動実行することにより、作業軽減されました。

■ 交通費の精算を行うシナリオ(月初に実行）
会社指定の交通費精算のフォーマットに記入された経路から交通費を検索して、入力するシナリオです。

検索サイトから料金を検索し、貼り付けをするようにしているので、金額間違いや記入漏れなどもなくなくなりました。

現在は営業部の導入ですが、今後は総務部・経理部などに展開していく予定です。

シナリオの作成や保守は、開発室がメインで行っていきますが、今後社内展開していくにあたってまずは導入部署でメンテナンスが出来るメンバーを、社内で教育していきたいと考えています。(プログラミングなどの専門知識は不要でも、まったく触ったことのないメンバーは触ることに抵抗があると思います)

はじめは抵抗のあった担当者も、実際にシナリオを使用してもらうことでWinActorでどういうことが出来るのか理解することで担当者からも『この業務シナリオ作成できないか』との問い合わせもくるようになり、現場の意識も変わってきました。

定型の契約書類や売上集計資料作成等で発生するコピー＆ペーストや、Windows上のアプリからの情報取込など日々行っている業務のなかで、無意識に作業して時間がかかって手戻りが発生している業務などはありませんか？

WinActorを使えば早く正確に作業することを、実感していただけると思います。シナリオ作成についても特約店（アルファテクノロジー㈱）と相談されることをお勧めします。