RPAを使ってみようと思ったきっかけと、WinActorを選んだ理由をお教えください。
導入のきっかけは、会社としてRPA導入を進めていくという一言からでした。
導入するにあたっての準備としては、まず数社あるRPAの中から選定を行いました。
その中でもWinActorはGUIが完備されていて、プログラミングせず簡単に自動化が可能であること、日本語完全対応、Internet Explorer、マイクロソフト製品、あらゆるアプリケーションで対応可能であることからWinActorのトライアルを決めました。
導入前準備で行ったことをお教えください。
導入のきっかけは、会社としてRPA導入を進めていくという一言からでした。
導入するにあたっての準備としては、まず数社あるRPAの中から選定を行いました。
その中でもWinActorはGUIが完備されていて、プログラミングせず簡単に自動化が可能であること、日本語完全対応、Internet Explorer、マイクロソフト製品、あらゆるアプリケーションで対応可能であることからWinActorのトライアルを決めました。
導入前準備で行ったことをお教えください。
とにかく無償トライアル期間１か月でWinActorを習得して、購入したら即稼働できる状態を目標にしました。
個人的に導入の責任はありませんが、費用をかけて効果なしとはしたくなかったのでこの期間だけは通常業務をなしにしてWinActorに専念させてもらいました。
学生時代にC言語やJava、ExcelVBAなどのプログラミング経験もあったので、RPA自体に抵抗はなく、WinActorもシナリオやサンプルなどを見れば、大体どこでどういう作業をやっているかくらいははじめから理解できました。
購入前の目標として、1W目で操作習得、2～3W目でシナリオ作成、トライアル最終週には３～４本のシナリオ完成としましたが、購入時には目標を超える５本のシナリオが、そのまますぐ引き継いで動かせる状態でした。
検討、導入から運用までの流れをお教えください。
稼働の空いている時間を、どんどん埋めていけるように自部署の業務ヒアリング(業務抽出)を始めて簡単に作って動かせるシナリオから作成し、シナリオの数を増やしていきました。
時間のかかるシナリオだと稼働本数が増えないので、まずは稼働本数を増やすことを最優先にシナリオ作成を進めました。
優先順位を自分で決められたのも、大きかったと思います。
現在使用中の部署数とシナリオ数、実行頻度はいかがですか？
毎日稼働させるシナリオが２０本以上、その他には月末のみなど突発的に行うものが数本あります。
すべてのシナリオを一括管理してタイムスケジュールを作成して実行していて、深夜の時間帯も稼働させています。(休日・祝日などは、独自の休日設定があるので、休日判定で休日は実行させないようにしてます)
シナリオ実行を一括管理しているので、実行時間以外の時間を新規シナリオ作成やメンテナンスを行う時間に充てています。
実際に導入した業務についての実例と、導入後の効果についてお教えください。
費用対効果も大事ですが、メリットはとにかくミスをしないことです。(エラーは起きるけれどミスはない。エラーは設計者の問題)
そして、24時間決まった時間に実行可能(人件費削減)、人より作業が早く正確なことなどがあります。
部署の役割として、日々のルーティン業務が多く時間がかかっていたのですが、RPAにより完全に手から離れたので、その業務をしていた人も、より責任の求められる業務や人が考えなければいけない業務に注力できるようになり、業務改善にも繋がりました。
導入２か月の時点で、570ｈ稼働、約850,000円くらいの短縮と試算ができました。
具体的な金額を提示・成果発表を社内でプレゼンすることで、今は会社も納得して使用していて、今ではなければ困るほどの役割を担っています。
社内の推進体制についてはどのようにされていますか？
基本的に人間が判断する部分以外の、パソコン上の作業であれば基本的にはできると伝えていますが、WinActorを使って、こういうことが自動化できるという例を実際に見てもらって、理解してもらうようにしています。
実際に業務を理解していない人がシナリオを作成すると、使い勝手の悪いものになってしまうのでメールなどではなくFACEtoFACEで直接現場でヒアリングを行い、作業を実際に見せてもらってシナリオ作成するようにしています。
手順としては、「現在の業務を確認」➡「最短ルートの確認」➡「シナリオ作成」で行っています。
業務内容をきちんと把握したうえでシナリオ作成するので、 無駄な作業の削除や見直しなど業務改善も同時に行うことができました。社内体制は、現在一人で対応しているのでこれから育成していきたいと考えています。(変数など、拒否反応がなければ誰でもできると思います)
営業部は受注などフロー、サポート業務を行っていますが、会社のメイン業務は技術部で、現場で行っています。
技術部にもルーティン業務のような事務的な作業はあり、日報などいろいろ自動化できることはあると思うので、今は営業・総務部だけですが、ゆくゆくは会社全体に広げていきたいと考えています。
アルファテクノロジーを選んでよかった点をお教えください。
無償保守80時間(シナリオ作成・調整や、問い合わせなど）が込みだったので、即決しました。
導入の際、大きな金額は払って１年間何もできずに無駄にしてしまわないかなど不安もありましたが、各社と比較検討したときに無償のサポート時間がついていて、シナリオ作成や問い合わせなどに使えるため決めました。
サポートは１年使用してみて必要なければ外してもよいし、スキルアップなどに活用してもよいと思います。
これから導入される方へのアドバイスがございましたらお願いいたします。
ペーパーレスも進んでいて、会議資料の製本など人でないとできなかった業務もリモートワークでなくなったり、簡単なデータ集計くらいの業務は、RPAがあれば人に頼らなくても良くなると思います。
人間に指示して教えてやってもらっても退職や異動などで人が変わったら、また新しい人に教育…となると時間や手間もかかりますが、シナリオは一度作成したらずっと時間通りに正確に動いてくれる、且つ教育も不要でしかも派遣より安くできるので、とってかわるものになると思います。
下準備などはRPAにやってもらって、人間はより上の業務をするようにしていかないと業務効率もあがっていかないです。
とにかく簡単で便利で、人がやるより正確なものが、24時間稼働可能、サポート付きとあればWinActorは安いと思います。
導入するのであれば早い時期の方がよいと思うし、今なら無償トライアルなどもあるので敷居が低く、試してからどうだったかの判断してもよいので、重く難しくとらえずに実際に使ってみたらよいと思います。
